Потери рабочего времени на предприятии

Автор статьи: Анастасия Иванова Последнее изменение: Январь 2024 года 3494 0

Рабочее время делится на продуктивную и непродуктивную части. Продуктивное рабочее время – период, в течение которого подчиненный занят трудовой деятельностью в соответствии с договором, правилами распорядка внутри организации, должностной инструкцией. Непродуктивная часть представляет собой потери рабочего времени.

Каждому руководителю необходимо уметь выявлять причины потери рабочего времени и своевременно их устранять, так как это повышает производительность и эффективность деятельности до 60%.

Основные понятия

Потеря рабочего времени – период времени, в течение которого подчиненный занимается сторонней деятельностью, не имеющей отношения к его обязанностям, или отсутствует на рабочем месте. При этом перерывы (технические, обеденные), подготовка рабочего места, уборка, действия по поддержанию нормального технического состояния оборудования – деятельность, которая заложена в планировании рабочего времени изначально.

Изучение причин потерь рабочего времени было максимально актуальным в период СССР, в условиях непрерывных производственных соревнований. Основной причиной потерь выступало недобросовестное отношение подчиненного к своим трудовым обязанностям. Такое отношение выражалось в виде прогулов, опозданий, занятия посторонней деятельностью в течение рабочего дня, порчи оборудования и сырья, их неправильного использования и последующим поломкам.

Сегодня исследование причин потерь рабочего времени претерпело изменение, чему есть несколько объяснений. Во-первых, на текущий момент существует множество профессий, для которых характерны сложность, многофункциональность и многозадачность. Во-вторых, во многие компании заказы поступают неравномерными объемами, вследствие чего подчиненные получают неодинаковую нагрузку.

Разновидности потерь рабочего времени

Потери рабочего времени делятся на следующие разновидности:

Целодневные потери	Потери целой смены, рабочего дня. Подобная ситуация возникает при выходе подчиненного на больничный, в отпуск или в декрет.
Внутрисменные потери	Время, которое подчиненный использует непродуктивно (частые перерывы, перекуры, разговоры на сторонние темы, озабоченность собственными проблемами).
Плановые потери	Нововведения, запланированные работодателем вследствие изменившихся обстоятельств: новые условия труда, привели к увеличению количества перерывов, подчиненным поручили выполнять обязанности отсутствующего сотрудника.
Непродуктивные потери	Снижение продуктивности или сохранение ее текущего уровня при выполнении подчиненным трудовых обязательств в соответствии с плановым графиком. Одна из причин непродуктивных потерь времени – выпуск бракованных товаров, что приводит к необходимости выпускать повторную партию качественной продукции. На исправление уйдет дополнительное время, прибыль будет получена в меньшем размере (или будет отсутствовать).

Причины потери рабочего времени

Есть несколько распространенных причин, по которым рабочее время тратится подчиненными нецелесообразно.

Деятельность подчиненных непродуктивная. У менеджеров среднего звена такие потери могут занимать до половины табельного времени.
Бизнес-процессы, технологические цепочки встроены неоптимальным образом. По этому основанию предприятие может потерять до 35% времени подчиненных.
Оказываемые услуги имеют низкое качество (нет удовлетворительного сервиса, выпускается бракованная продукция). Данные потери могут составлять до половины потерь времени.
Подчиненные не обладают достаточной квалификацией, их потенциал используется неэффективно. Эта причина может привести к значительным потерям рабочего времени – до 60%.
Определенные виды деятельности в компании отсутствуют или дублируются. Это приводит к потере времени, клиентов и денежных средств. Потери времени составляют до 15%.
Работа с поставщиками не налажена, необходимые товары отсутствуют на складе, вследствие чего клиенты предпочитают пользоваться услугами компаний-конкурентов.
Технологическая инфраструктура, информационные системы не соответствуют потребностям бизнеса. Величина потерь зависит от конкретных факторов, однако данный показатель в целом схож с показателями других причин потери рабочего времени, рассмотренных выше.
Руководитель совершает неграмотные, нерациональные действия по организации деятельности.
Система оплаты труда подчиненных недоработана, нагрузки на сотрудников подразделений несбалансированны.
Подразделения практически не взаимодействуют между собой, медленно реагируют на запросы, предоставляют неактуальные и неполные данные.

Причины потерь рабочего времени могут быть законодательно-нормативными – например, сотрудница ушла в декрет, работодатель трудоустроил несовершеннолетнего, подчиненный ушел на больничный или в отпуск.

Наконец, причины потери времени могут быть личными:

сотрудник записался на прием к врачу в рабочее время, столкнулся с необходимостью отправиться домой по семейным причинам;
подчиненный тратит время на телефонные звонки и разговоры, не относящиеся к работе, общается с коллегами и знакомыми оффлайн и онлайн;
сотрудник безосновательно отсутствует на рабочем месте, по собственному усмотрению сокращает рабочий день.

Выявление причин потери рабочего времени

Для выявления причин, по которым рабочее время используется непродуктивно, можно использовать 5 способов.

При этом работодателю необходимо учитывать следующее: проведение открытых проверок должно быть корректным. Нельзя использовать данные методы в целях наказания подчиненных – в противном случае есть риск сопротивления со стороны всего коллектива. Перед проведением наблюдений следует организовать собрание и проинформировать подчиненных о том, зачем нужны проверки, как итоговые результаты повлияют на работу в будущем.

Хронометраж

Хронометраж – выборочное наблюдение. Уполномоченное лицо составляет отчет, в котором указываются затраты времени на конкретное действие. Действия в отчете не указываются в прямой последовательности – основное внимание уделяется затратам времени на циклические операции.

Фотография рабочего времени

Данный метод предполагает наблюдение за рабочей деятельностью не более трех подчиненных. Ответственное лицо составляет наблюдательный лист, в который записывает действия подчиненного и их продолжительность. Каждое действие получает отдельный индекс. После того как проверка окончена, рассчитываются потери рабочего времени.

В отличие от хронометража, действия указываются в прямой последовательности.

Фотохронометраж

Фотохронометраж сочетает в себе хрометраж и фотографию рабочего времени. Затраты на выполнение операций замеряются через хронометраж, другие действия – через фотографию. Фотохронометраж можно использовать в отношении группы или отдельного человека. Преимущество – создание полной картины временных затрат на конкретные производственные действия.

Для проведения фотохронометража ответственное лицо организует фотографию рабочего времени и до 3 раз за день замеряет потери времени через хронометраж.

Метод моментных наблюдений

Этот способ используется на заводах и предприятиях, где трудоустроено большое количество людей. Время от времени ответственное лицо обходит территорию, контролируя работу подчиненных, и отмечает в отчете простой или выполнение трудовых обязанностей.

Тайный покупатель

Если деятельность компании связана с продажами, обслуживанием клиентов, то эффективным выступает проверка подчиненных с помощью тайных покупателей, посетителей. Благодаря этому работодатель сразу обнаружит все ошибки и недочеты во взаимодействии с клиентами, проконтролирует временные затраты подчиненных.

Формула для расчета потери рабочего времени

Самая простая и часто используемая формула предполагает использование коэффициента потерь рабочего времени. Коэффициент рассчитывается следующим образом:

К прв = Т нпз/Т см, где:

Т нпз – продолжительность невыполнения производственной задачи,

Т см – длительность рабочего дня.

Особенности оплаты работы сотрудника

Если подчиненный не выработал норму или не выполнил производственную задачу, то оплата его труда зависит от причин потери рабочего времени. Если временные потери произошли по вине работодателя, форс-мажорных обстоятельств или ситуаций непреодолимой силы, то они оплачиваются.

В случае если невыполнение работы объясняется нарушением трудовой дисциплины или ошибок подчиненного, то подобные ситуации рассматриваются в индивидуальном порядке.

Сокращение потерь рабочего времени

Работодатель может использовать несколько способов для снижения потерь рабочего времени.

Организовать собрание и проинформировать подчиненных о том, что планируется оценивание занятости каждого сотрудника, что влечет за собой поощрения за высокую производительность и наказание за несоблюдение дисциплины.
Нанять на работу сотрудников с необходимой квалификацией. Кадровые специалисты должны отбирать кандидатов, которые полностью соответствуют требованиям актуальных вакансий.
Установить прозрачное и понятное соотношение между качеством трудовой деятельности и ее оплатой. Мотивация персонала представлена многими мерами – например, увеличением зарплаты, премиями. Это эффективный способ увеличить производительностью труда, предотвратить потери рабочего времени.
Сформировать благоприятную обстановку на рабочем месте. Временная нетрудоспособность подчиненных по причине уходов на больничный может значительно повлиять на прибыль компании. Рекомендуется следить за условиями работы, обеспечивать подчиненных спецодеждой, организовывать мероприятия для обеспечения пожарной безопасности.
Обеспечить мониторинг технического состояния оборудования, своевременно проводить ремонтные работы.
Организовать обучение подчиненных, отправляя их на курсы повышения квалификации, обучающие программы, тренинги.
Оптимизировать рабочий график. Отпускной период подчиненного рекомендуется разбивать на несколько частей в течение года. В результате в определенные месяцы компания избежит отсутствия рабочих рук и потери прибыли.
Обеспечить соблюдение трудовой дисциплины, утвердить локальные нормативные акты компании и ознакомить подчиненных с данными документами под роспись.

Использование одной-двух из рассмотренных мер недостаточно. Рекомендуется практиковать комплексный подход, подразумевающий работу с подчиненными и улучшение организационно-технических условий. Перед выбором того или иного подхода необходимо проанализировать причины утечки времени и нормировать производственный процесс.

Комментарий специалиста

Каменский Юрий

Юрист

Задать вопрос эксперту

Некоторые руководители подходят к проблеме потерь рабочего времени со строгостью, полным контролем, не позволяя подчиненным общаться на посторонние темы, совершать перерывы. Подобный подход практиковать не рекомендуется, поскольку он быстро приводит к профессиональному выгоранию подчиненных, к переутомлению и сопротивлением сотрудников.

Лояльное отношение к незначительным «слабостям» подчиненных будет способствовать их продуктивности. Общение с коллегами поможет разгрузиться, уход с работы по личным и семейным обстоятельствам – сконцентрироваться на обязанностях.

Заключение

Анализ распределения времени и выявление причин его нецелесообразного расходования необходимо поручить компетентным специалистам. По результатам проверок они составляют отчеты и акты. Руководителям необходимо помнить о том, что грамотный расход рабочего времени обеспечивает стабильную занятость и максимальную прибыль компании. Для того чтобы увеличить производительность труда, следует установить причины потери времени и эффективные способы их устранения.